Introduction

Quand plusieurs personnes participent au comptage de l’inventaire ou si un inventaire est compté en plusieurs étapes, il est possible de sauvegarder plusieurs inventaires différents. Pour que le total de tous ces inventaire soit pris en compte dans le calcul de la quantité en main, les différents inventaires doivent être regroupés.

Calcul de la valeur en main

RapidBar utilise le dernier inventaire pour déterminer la quantité en main. Pour cette raison, le dernier inventaire devrait contenir toutes les entrées comptées (ou pesées) d’un produit unique.

Exemples

Exemple 1: plusieurs auditeurs comptent l’inventaire simultanément

Sarah et Mike comptent l’inventaire ensemble. Sarah compte le bar et Fred compte la cave.

Sarah a compté 3.5 bouteilles du Vin A et 40 unités de la Bière X puis elle sauvegarde son inventaire. Mike a, de son côté, compté 12 bouteille du Vin A et 144 unités (6 caisses) de la Bière X puis il sauvegarde son inventaire à son tour.

Parce que 2 inventaires sont présent et que RapidBar utilise uniquement le dernier inventaire pour actualiser la quantité en main, celle-ce sera de 12 unités de Vin A et 144 unités de Bière X.

Pour s’assurer d’avoir la bonne quantité en main (soit 15.5 unités de Vin A et 184 unités de Bière X), les inventaires de Mike et Sarah doivent être regroupés sous un seul inventaire.

Exemple 2: Inventaires “spot”

Il se peut que vous ayez à compter l’inventaire pour seulement un ou quelques produits. Par exemple, il se peut que vous désirez vérifier le compte exact d’un produit avant de placer une commande. Un autre cas de figure serait que vous désirez vérifier l’usage d’un produit vedette avant et après une soirée achanlandée. Il est possible d’effectuer des inventaires ciblés (spot) avec RapidBar afin de ne pas avoir è tout compter le stock quand vous désirez seulement obtenir une donnée précise.

Pour compter l’inventaire uniquement pour le Vin A dans notre exemple ci-dessus, Sarah doit compter le Vin A dans toutes les sections. Donc, elle devra compter les 3,5 bouteilles au bar, puis passer à la cave et ajouter un autre décompte de 12 unités. Lorsqu’elle sauvegardera son inventaire, le total sera de 15,5 unités. Notez que seulement le stock disponible du Vin A sera mis à jour dans RapidBar. Le stock disponible de tous les autres produits ne sera pas affecté par ce comptage.

Alternativement, elle pourrait sauvegarder deux fois: une fois pour le bar et une fois pour la réserve. Dans ce cas, les inventaires devront être regroupés comme dans le premier exemple.

Il est important de créer des membres de l’équipe pour chaque personne comptant les inventaires au lieu de partager vos identifiants de connexion. Utiliser le même utilisateur sur des appareils simultanés n’est pas autorisé car cela peut entraîner des pertes de données.

Regrouper plusieurs inventaires

Avertissement : vous ne devriez pas fusionner des inventaires de différents jours car cela causera probablement des erreurs de calcul.

1. Assurez-vous que tous les comptes d’inventaire effectués sur mobile ont été sauvegardés
2. Naviguez vers le menu “Inventaire” dans l’application web
3. Sélectionnez les inventaires que vous souhaitez regrouper en cochant la case située à gauche de la ligne d’inventaire
4. Lorsque 2 inventaires ou plus sont sélectionnés, le bouton “Regrouper les inventaires sélectionnés” sera visible
5. Cliquez sur le bouton et les inventaires sélectionnés seront combinés en un seul

Dégrouper les inventaires

Il est possible de dégrouper des inventaires précédemment regroupés. Gardez à l’esprit que cela annulera tous les changements apportés à l’inventaire groupé et restaurera les comptes originaux.

Si vous désirez modifier des inventaires individuels faisant partie d’un groupe, vous devriez d’abord dégrouper, puis modifier l’inventaire et regrouper à nouveau.